Privacy Policy

1. Introductie

Matchwell respecteert jouw privacy en gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. We verwerken je gegevens uitsluitend voor de doeleinden die op het moment van verzamelen aan je zijn meegedeeld en zoals uitgelegd in deze privacyverklaring.

In deze privacyverklaring lees je hoe jouw persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, gedeeld en beveiligd. Ook vind je informatie over jouw rechten met betrekking tot inzage, correctie en het gebruik van je gegevens. Deze verklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt; de meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd.

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Onze contactgegevens vind je onder het kopje “Verantwoordelijke voor gegevensverwerking”.

2. Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

Matchwell is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contact details:

Matchwell

Rokin 92-96

1012 KX Amsterdam

Geregistreerd in de Kamer van Koophandel: TBC

Voor vragen, neem contact met ons op via: nicole@matchwell.nl

3. De persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van kandidaten verwerken als onderdeel van onze wervingsdiensten:

Naam
Email adres
Telefoonnummer
Huidige werkgever en functietitel
Curriculum Vitae (CV)
Interview notities
Beschikbaarheid en verlofgegevens
Referenties, certificaten en andere informatie relevant voor de geschiktheidsbeoordeling
Indien een assessment wordt uitgevoerd: informatie met betrekking tot de resultaten, dit kan bijzondere persoonsgegevens omvatten
Werkervaring (bijvoorbeeld van LinkedIn of de website van de werkgever)
Alle andere informatie die door de kandidaat wordt gedeeld en relevant is voor het wervingsproces
Informatie die via webformulieren is verstrekt, waaronder: naam, huidige werkgever, huidige functie, rechtsgebieden of aandachtsgebieden

Voor kandidaten die door Matchwell zijn geïdentificeerd via een zoekopdracht, zal Matchwell pas expliciet op deze Privacyverklaring wijzen zodra de kandidaat wordt benaderd voor een specifieke functie. Tot dat moment kunnen kandidaten de Privacyverklaring raadplegen via onze website.

Wanneer wij samenwerken met klanten, kunnen wij de volgende zakelijke en persoonlijke gegevens verwerken:

Naam en contactgegevens van klantvertegenwoordigers (bijv. e-mailadres, telefoonnummer, functietitel)
Bedrijfsnaam en adres
Gegevens over de vacature of wervingsbehoefte
Aantekeningen uit gesprekken of vergaderingen
Communicatiegeschiedenis
Facturatie- en betalingsinformatie
Alle andere informatie die relevant is voor het leveren van onze diensten

4. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens over jou (dit omvat gegevens over ras of etniciteit, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, seksueel gedrag, seksuele geaardheid, politieke opvattingen, genetische en biometrische gegevens). Ook verzamelen wij geen gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten, tenzij dit wettelijk verplicht is voor wervingsdoeleinden. Als je toch gevoelige informatie met ons deelt, accepteert Matchwell daarmee jouw uitdrukkelijke toestemming om die informatie te gebruiken zoals beschreven in deze Privacyverklaring of zoals toegelicht op het moment dat je de informatie deelt.

5. Hoe wij informatie gebruiken

Je persoonsgegevens worden door ons alleen verwerkt voor de volgende doeleinden:

Het faciliteren van kennismakingen tussen kandidaten en werkgevers

Om jou als potentiële kandidaat voor te stellen aan potentiële werkgevers (klanten van Matchwell), kunnen je persoonsgegevens worden gedeeld met klanten en/of worden overgedragen tussen Matchwell en haar (toekomstige) gelieerde ondernemingen en dochterbedrijven. Dit omvat het verwerken van persoonsgegevens voor executive search-doeleinden, communicatie met beide partijen en het vastleggen van interviewnotities. Als je ons de gevraagde informatie niet verstrekt, kunnen wij je mogelijk geen passend advies geven of je effectief ondersteunen in onze wervings- en adviesdiensten. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die je met ons deelt juist, volledig en actueel zijn.

Assessment procedures

In sommige gevallen maakt een assessment deel uit van het wervingsproces. Wij verwerken dergelijke gegevens uitsluitend met jouw uitdrukkelijke toestemming (artikel 6 lid 1 onder a en artikel 9 lid 2 onder a GDPR).

Respecteren van contact voorkeuren

Kandidaten die niet opnieuw benaderd willen worden, kunnen aan onze “niet-benaderen”-lijst worden toegevoegd.

Website gebruik

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen wij bepaalde gegevens verzamelen via “cookies” en andere geautomatiseerde middelen. Dit stelt ons in staat onze website te verbeteren en je een betere, gepersonaliseerde service te bieden. Deze informatie (zoals je IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) wordt niet beschouwd als persoonsgegevens. Raadpleeg ons “Cookie verklaring” voor meer informatie.

Nieuwsbrieven

Wij sturen je nieuwsbrieven via e-mail met nieuws, updates, vacatures, aankondigingen en andere communicatie. Dit doen wij uitsluitend als je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven.

Testimonials

Met jouw toestemming kunnen wij jouw testimonial samen met je naam publiceren op onze website of social media. Als je je testimonial wilt aanpassen of verwijderen, neem dan contact met ons op.

Social media

Wij zijn actief op sociale media zoals LinkedIn, Facebook, X, TikTok en Instagram. Soms plaatsen wij vacatures op deze platformen. Wij moedigen kandidaten aan via onze officiële kanalen te solliciteren. Als je contact met ons opneemt via social media, verwerken wij je gegevens om te reageren op je vragen. Wij verwerken echter geen kandidaatgegevens via social media-berichten, tenzij je wordt doorverwezen naar ons beveiligde platform.

Communicatie tools

Wij kunnen WhatsApp of andere communicatiekanalen gebruiken om snel en effectief met kandidaten en klanten te communiceren. Dit kan betrekking hebben op het plannen van interviews, het geven van updates of het beantwoorden van vragen. Wij nemen alleen contact met je op via WhatsApp als je je nummer met ons hebt gedeeld en daar geen bezwaar tegen hebt gemaakt. Je gegevens worden nooit zonder jouw toestemming via WhatsApp gedeeld met derden. Alle gesprekken worden met zorg behandeld, conform privacywetgeving en onze vertrouwelijkheidsplicht.

6. Opslag van je persoonsgegevens

Wij bewaren je persoonsgegevens slechts zolang als redelijkerwijs nodig is voor de in deze Privacyverklaring beschreven doeleinden, of zolang als vereist is op grond van wettelijke, fiscale of administratieve verplichtingen, afhankelijk van wat het langst is.

Kandidaatgegevens worden doorgaans tot vijf jaar na het laatste contact bewaard, of één jaar als er geen contact heeft plaatsgevonden. Websitebezoekgegevens worden tot zes maanden bewaard. Na het verstrijken van de bewaartermijn verwijderen wij je persoonsgegevens op een veilige manier in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving. In sommige gevallen anonimiseren wij je gegevens, zodat deze niet langer aan jou gekoppeld kunnen worden. Deze gegevens worden dan niet langer als persoonsgegevens beschouwd. Je kunt ook eerder verzoeken om verwijdering, indien de gegevens niet langer nodig zijn.

7. Verstrekking van je persoonsgegevens aan derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met betrouwbare derden wanneer dat noodzakelijk is voor wervingsdoeleinden, bijvoorbeeld met potentiële werkgevers of assessmentaanbieders. Wij kunnen je gegevens ook verstrekken aan dienstverleners, voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die je met ons bent aangegaan. Al deze dienstverleners vallen onder deze privacyverklaring of zijn gebonden aan passende geheimhoudings- en gegevensverwerkingsovereenkomsten, een ambtseed of wettelijke verplichting.

Wij kunnen je persoonsgegevens verstrekken aan:

onze accountant
betaaldienstverleners
nieuwsbriefplatform
factureringsplatform
e-mailprovider
leverancier van chatsoftware
hostingpartij
virtuele assistent
softwareleverancier voor de website
telefonieaanbieder
planningssysteem

Internationale doorgifte van je persoonsgegevens

Onze website wordt gehost door Hostinger International Ltd. De gegevens die hiermee samenhangen worden opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER), meestal in Nederland of Duitsland. Hostinger voldoet aan de toepasselijke wetgeving, inclusief de AVG en GDPR, en treft passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Sommige van onze dienstverleners kunnen echter buiten de EER zijn gevestigd. Wij zorgen er dan voor dat een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd. Waar nodig sluiten wij standaardcontractbepalingen af met deze partijen op basis van modelcontracten van de Europese Commissie. Deze dienstverleners kunnen op grond van hun nationale wetgeving verplicht zijn toegang tot je gegevens te geven. Voor meer informatie kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens in deze Privacyverklaring.

8. Inzien, wijzigen of verwijderen van gegevens

Je hebt te allen tijde het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Je hebt ook recht op dataportabiliteit: wij kunnen je gegevens aan je verstrekken zodat je deze kunt overdragen aan een andere partij. Je kunt een verzoek daartoe indienen via nicole@matchwell.nl.

In dat geval kunnen wij onze diensten mogelijk niet langer aanbieden, omdat wij de bescherming van je persoonsgegevens dan niet meer kunnen garanderen. Daarnaast kun je ons verzoeken om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken (bijvoorbeeld als je de gegevens onjuist vindt, de verwerking niet nodig is, of de verwerking onrechtmatig is), of bezwaar maken tegen de verwerking.

Ook heb je het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Als je denkt dat dit toch gebeurt, of een van je andere rechten wilt uitoefenen, stuur ons dan een e-mail. Je vindt de contactgegevens onder het kopje “Verantwoordelijke voor gegevensverwerking”. Je moet je identiteit verifiëren voordat wij je verzoek verwerken. Stuur je een kopie van je identiteitsbewijs mee, maak dan de pasfoto, de MRZ (strook met nummers onderaan), het documentnummer en je burgerservicenummer (BSN) onleesbaar. Dit is ter bescherming van je privacy.

Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl .

9. Beveiliging

Wij nemen de bescherming van je gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies en andere vormen van onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Voorbeelden hiervan zijn: versleuteling van gegevensverkeer via onze website (SSL), anonimisering van IP-adressen en regelmatige systeemupdates. Als je denkt dat je gegevens toch niet goed zijn beveiligd, of als je aanwijzingen hebt van misbruik, neem dan contact met ons op. Je vindt de contactgegevens links in dit document en onder het kopje “Verantwoordelijke voor gegevensverwerking.”

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld om wijzigingen in onze dienstverlening of wetgeving weer te geven. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Kom regelmatig terug om op de hoogte te blijven van hoe wij met je persoonsgegevens omgaan.